Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für finance. but. simple.

Stand: 2. November 2026

1. Geltungsbereich und Anbieter

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") regeln die Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung finance. but. simple. (die „Anwendung").

1.2 Anbieter ist die Modulare Adaptive Intelligenz (mAI) UG (haftungsbeschränkt), Pepermölenbek 2, 22767 Hamburg, Deutschland („Anbieter", „wir"), ein Unternehmen der 1toX-Produktfamilie. Kontakt zum Produkt: team@1-to-X.ai. Die vollständigen Anbieterangaben finden Sie im Impressum.

1.3 Die Anwendung richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen („Kunde"). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

1.4 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

2. Leistungsgegenstand

2.1 finance. but. simple. ist eine webbasierte Anwendung zur Organisation der Finanzbuchhaltung kleiner und mittlerer Unternehmen. Der Funktionsumfang umfasst insbesondere:

• Erfassung von Belegen und Buchungen per Upload, über angebundene E-Mail-Postfächer oder per Schnittstelle, mit KI-gestützter Vorbefüllung;
• Abgleich der Buchungen mit importierten Kontoumsätzen;
• Zuordnung von Buchungen und Projektionen zu Kosten- und Erlösstellen sowie Auswertungen und Exporte je Zeitraum und Stelle, etwa für Budget- und Fördermittelnachweise;
• Erstellung von Ausgangsrechnungen als Dokument zum Download, Verwaltung von Stammdaten und Darlehen;
• Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung, DATEV-Export sowie eine Aufgaben- und Fristenübersicht;
• eine KI-Assistentin zur Unterstützung bei Bedienung und Erfassung.

2.2 Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung auf der Website und in der Anwendung zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Der Anbieter entwickelt die Anwendung fortlaufend weiter und darf Funktionen anpassen, ergänzen oder durch gleichwertige Funktionen ersetzen, soweit der Vertragszweck dadurch nicht beeinträchtigt wird.

2.3 Die Anwendung ist ein Werkzeug zur Unterstützung der Buchhaltung. Sie ersetzt keine Steuerberatung und übermittelt keine Erklärungen oder Meldungen an Behörden. Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Buchführung, die Abgabe von Steuererklärungen und Meldungen sowie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verbleibt beim Kunden.

2.4 Die Anwendung wird als Online-Dienst bereitgestellt. Der Kunde erhält keine Kopie der Software. Für den Zugang benötigt der Kunde einen aktuellen Webbrowser und eine Internetverbindung; diese sind nicht Gegenstand des Vertrags. Für angebundene E-Mail-Postfächer und Kontoumsätze nutzt der Kunde eigene Konten bei Drittanbietern, deren Bedingungen gesondert gelten.

3. Vertragsschluss und Registrierung

3.1 Der Vertrag kommt mit Abschluss der Online-Registrierung eines Unternehmens durch den Anbieter zustande, indem der Anbieter den Zugang freischaltet. Die bei der Registrierung angegebene Person wird Administrator des Kundenkontos und vertritt den Kunden gegenüber dem Anbieter.

3.2 Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen, insbesondere zu Firma, Rechtsform, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Rechnungsadresse. Firmenname, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Rechnungsadresse werden nach der Registrierung aus abrechnungsrechtlichen Gründen festgeschrieben; Änderungen erfolgen auf Anfrage über den Anbieter.

3.3 Der Anbieter kann Demo- oder Aktionscodes ausgeben, die einen bestimmten Tarif für einen festgelegten Zeitraum zu besonderen Konditionen freischalten. Nach Ablauf des Zeitraums läuft der Vertrag im jeweiligen Tarif zu den regulären Konditionen weiter, sofern der Kunde nicht zum Ende des Aktionszeitraums kündigt.

4. Tarife, Vergütung und Zahlung

4.1 Die Vergütung richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Tarif und dem gewählten Abrechnungsintervall (monatlich oder jährlich) gemäß der zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Preisliste. Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

4.2 Die Vergütung setzt sich zusammen aus einer Unternehmenslizenz (Grundgebühr) für den gewählten Tarif und Nutzerlizenzen für jeden in der Anwendung angelegten Nutzer. Für den jeweiligen Tarif kann eine Höchstzahl an Nutzern gelten. Bei jährlicher Abrechnung wird der in der Preisliste ausgewiesene Rabatt gewährt.

4.3 Die Vergütung ist für das jeweilige Abrechnungsintervall im Voraus fällig. Werden während eines laufenden Intervalls zusätzliche Nutzer angelegt, wird die Nutzerlizenz anteilig für die verbleibende Laufzeit des Intervalls berechnet.

4.4 Rechnungen werden elektronisch an die vom Kunden hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse übermittelt; der Kunde stimmt dem elektronischen Rechnungsversand zu. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zu zahlen.

4.5 Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter nach vorheriger Mahnung mit angemessener Nachfrist berechtigt, den Zugang zur Anwendung bis zum Ausgleich der offenen Forderung zu sperren. Die Vergütungspflicht bleibt während der Sperre bestehen. Gesetzliche Verzugsfolgen bleiben unberührt.

4.6 Der Anbieter kann die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen zum Beginn eines neuen Abrechnungsintervalls anpassen. Der Kunde kann in diesem Fall den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Preisänderung zu deren Wirksamkeitszeitpunkt kündigen; darauf wird der Anbieter in der Ankündigung hinweisen.

5. Laufzeit und Kündigung

5.1 Der Vertrag beginnt mit der Freischaltung des Zugangs und läuft für die Dauer des gewählten Abrechnungsintervalls. Er verlängert sich jeweils um ein weiteres Intervall, wenn er nicht zuvor gekündigt wird.

5.2 Der Kunde kann den Vertrag jederzeit mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungsintervalls kündigen, insbesondere über die Kündigungsfunktion in den Einstellungen des Administratorbereichs. Eine bereits erklärte Kündigung kann bis zum Ende des Intervalls dort zurückgenommen werden. Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungsintervalls kündigen.

5.3 Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Abmahnung wiederholt gegen Ziffer 7 verstößt oder mit zwei fälligen Rechnungen in Verzug ist.

5.4 Mit Ablauf des Vertrags endet der Zugang zur Anwendung. Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Buchhaltungsdaten und Belege vor Vertragsende über die Exportfunktion (Ziffer 9) zu sichern, um seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.

6. Nutzungsrechte

6.1 Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Anwendung für eigene betriebliche Zwecke im vertraglich vereinbarten Umfang zu nutzen.

6.2 Der Kunde darf die Anwendung nur den Nutzern zugänglich machen, für die eine Nutzerlizenz besteht. Dazu können auch externe Personen wie Steuerberater gehören. Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Der Kunde stellt sicher, dass seine Nutzer diese AGB einhalten.

6.3 Alle Rechte an der Anwendung, ihrer Software, ihren Vorlagen und ihrer Dokumentation verbleiben beim Anbieter. Eine Vervielfältigung, Bearbeitung, Dekompilierung oder Weitergabe über den vertraglichen Zweck hinaus ist nicht gestattet, soweit nicht zwingendes Recht etwas anderes bestimmt.

6.4 Die vom Kunden in die Anwendung eingegebenen oder über Postfächer und Schnittstellen übermittelten Inhalte (insbesondere Belege, Buchungen, Stammdaten, Kontoumsätze und Dokumente) verbleiben im Eigentum des Kunden. Der Kunde räumt dem Anbieter das Recht ein, diese Inhalte zu verarbeiten, soweit dies zur Erbringung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist.

7. Pflichten des Kunden

7.1 Der Kunde ist für die Inhalte verantwortlich, die er oder seine Nutzer in die Anwendung einstellen. Er stellt sicher, dass er zur Verarbeitung der Daten berechtigt ist, insbesondere gegenüber seinen Beschäftigten und Geschäftspartnern, und dass keine rechtswidrigen Inhalte übermittelt werden.

7.2 Der Kunde darf die Anwendung nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere keine Schadsoftware einbringen, keine Sicherheitsmechanismen umgehen, keine automatisierten Massenabfragen über den bestimmungsgemäßen Gebrauch hinaus durchführen und keine Rechte Dritter verletzen.

7.3 Der Kunde hält die ihm zugeteilten Schnittstellen-Schlüssel sowie die Zugangsdaten angebundener Postfächer geheim und ist für Daten verantwortlich, die über seine Postfächer und Schnittstellen an die Anwendung übermittelt werden.

7.4 Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich, wenn er Anhaltspunkte für einen unbefugten Zugriff auf sein Konto hat.

8. KI-gestützte Funktionen

8.1 Die Anwendung nutzt Modelle künstlicher Intelligenz, um Belege auszulesen, Buchungen und Kontierungen vorzuschlagen, Kontoumsätze zuzuordnen und den Nutzer zu unterstützen. Die Ergebnisse werden automatisiert erzeugt und können unvollständig, ungenau oder fehlerhaft sein.

8.2 KI-Ergebnisse sind Unterstützung und Entscheidungshilfe. Von der KI erzeugte Buchungen entstehen als Entwurf; ihre Prüfung und Bestätigung obliegen dem Kunden. Das gilt insbesondere für Beträge, Steuersätze, Kontierungen und die Zuordnung zu Kosten- und Erlösstellen. Die Anwendung erbringt keine Rechts- oder Steuerberatung.

8.3 Zur Erbringung der KI-Funktionen werden Beleg- und Buchungsinhalte an KI-Dienstleister übermittelt. Einzelheiten, insbesondere zu den eingesetzten Dienstleistern und zum Ausschluss der Nutzung der Daten für Trainingszwecke, regeln die Datenschutzerklärung und der Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Kunde kann in den Einstellungen zwischen den vom Anbieter angebotenen KI-Modellen wählen.

8.4 Die Nutzung der KI-Funktionen kann im jeweiligen Tarif mengenmäßig begrenzt sein (Kontingent). Der Anbieter weist in der Anwendung auf das verfügbare Kontingent hin.

9. Datensicherung, Export und Löschung

9.1 Der Anbieter sichert die Daten der Anwendung regelmäßig im Rahmen des gewöhnlichen Betriebs. Dies ersetzt keine eigene Datensicherung des Kunden für seine Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

9.2 Der Kunde kann über den Administratorbereich jederzeit einen strukturierten Export der zu seinem Konto gespeicherten Daten anfordern. Buchungen können zusätzlich je Zeitraum und Kosten- oder Erlösstelle samt Belegen exportiert werden.

9.3 Chatverläufe mit der KI-Assistentin werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Die von ihr ausgeführten Aktionen bleiben im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar.

9.4 Der Kunde kann die Löschung seines Kontos im Administratorbereich beantragen. Die Löschung wird zum Ende des laufenden Abrechnungsintervalls ausgeführt und kann bis dahin zurückgenommen werden; auf Wunsch des Kunden erfolgt sie sofort. Mit der Löschung werden alle Nutzer, Buchungen, Belege, Stammdaten und Einstellungen des Kunden unwiderruflich entfernt. Rechnungen des Anbieters an den Kunden werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (zehn Jahre, § 147 AO, § 257 HGB) aufbewahrt.

10. Verfügbarkeit, Wartung und Support

10.1 Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Anwendung von 99 % im Jahresmittel an. Hiervon ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster, Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (insbesondere höhere Gewalt, Ausfälle von Internet- oder Rechenzentrumsinfrastruktur, Störungen bei Postfach- oder Bankanbietern, Angriffe Dritter) sowie kurzfristige Unterbrechungen, die zur Abwehr von Sicherheitsrisiken erforderlich sind.

10.2 Wartungsarbeiten werden, soweit möglich, außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und mit angemessener Frist in der Anwendung oder per E-Mail angekündigt.

10.3 Support erfolgt per E-Mail an team@1-to-X.ai an Werktagen (Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Hamburg). Eine bestimmte Reaktionszeit ist nicht geschuldet, sofern nichts anderes vereinbart ist.

11. Datenschutz

11.1 Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der bei der Registrierung bereitgestellt wird und Bestandteil dieses Vertrags ist.

11.2 Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter in eigener Verantwortung enthält die Datenschutzerklärung einschließlich der ergänzenden Hinweise für finance. but. simple.

12. Gewährleistung

12.1 Der Anbieter stellt die Anwendung in dem Zustand bereit, der der Leistungsbeschreibung entspricht. Mängel beseitigt der Anbieter innerhalb angemessener Frist. Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich und nachvollziehbar an.

12.2 Unerhebliche Minderungen der Tauglichkeit berechtigen nicht zur Minderung der Vergütung. Eine verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen.

12.3 Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die Anwendung den besonderen Anforderungen des Kunden genügt, dass KI-Ergebnisse fehlerfrei sind (Ziffer 8) oder dass berechnete Steuerwerte ohne Prüfung zur Abgabe geeignet sind (Ziffer 2.3).

13. Haftung

13.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

13.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlte Vergütung.

13.3 Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, steuerliche Nachteile und Schäden, die auf der Verwendung ungeprüfter KI-Ergebnisse beruhen.

13.4 Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden eingetreten wäre.

13.5 Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

14. Vertraulichkeit

Die Parteien behandeln alle im Rahmen des Vertrags erlangten Informationen über die jeweils andere Partei, die als vertraulich gekennzeichnet oder nach den Umständen als vertraulich erkennbar sind, vertraulich und verwenden sie nur zur Durchführung des Vertrags. Diese Pflicht besteht für drei Jahre nach Vertragsende fort. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.

15. Änderungen dieser AGB

15.1 Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aufgrund geänderter Rechtslage, Rechtsprechung, technischer Entwicklung oder Erweiterung des Leistungsangebots erforderlich ist und die Änderung den Kunden nicht unangemessen benachteiligt.

15.2 Änderungen werden dem Administrator des Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden per E-Mail oder in der Anwendung mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen; auf diese Folge wird in der Mitteilung hingewiesen. Widerspricht der Kunde, kann der Anbieter den Vertrag zum Ende des laufenden Abrechnungsintervalls kündigen.

16. Schlussbestimmungen

16.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

16.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Hamburg, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

16.3 Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform auf Dritte übertragen. Der Anbieter darf den Vertrag auf ein mit ihm verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger übertragen und wird den Kunden hierüber informieren.

16.4 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

16.5 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.